La carta formal y el memorando: partes, tratamiento y modos discursivos

Esta lección es parte de Temario Español de Térraba (Sétimo año) del III Ciclo Lección 14 de 22

Por Andrea del Carmen actualizado el 27 de octubre de 2026 13 min de lectura

Hay mensajes que no se pueden mandar como un audio entre amigos: justificar ante la profesora por qué un estudiante faltó tres días, pedirle permiso al director para una actividad, reclamar una nota que parece mal sumada o apelar una decisión. Para esas situaciones existe la carta formal. Y cuando el mensaje es corto y circula dentro de una misma institución —por ejemplo, avisarle al personal docente de una reunión— se usa el memorando.

En sétimo año, el programa de Español del MEP propone comunicarse con diversas personas mediante distintos tipos de carta formal (permisos, justificación de ausencias, reclamos, apelaciones) y de memorando, cuidando su estructura y sus características, y usar los modos discursivos que cada texto necesite. En esta lección verás las partes de cada documento según dos guías oficiales de Costa Rica (la de la UCR es de 2014 y su Comité Técnico la está revisando según las actas de 2026, de modo que sigue rigiendo la versión de 2014), leerás modelos inventados y practicarás con ejemplos.

Definición

La carta formal es una comunicación escrita dirigida a una persona o a una organización con quien se mantiene una relación de respeto o de trámite, y por eso se redacta con un lenguaje formal y con una estructura fija. El memorando, según la directriz de la Universidad de Costa Rica, es una comunicación interna que sirve para transmitir información y recordatorios que agilicen la gestión de una institución.

Dos documentos para dos situaciones#

El Archivo Nacional de Costa Rica explica en su norma técnica sobre las cartas (aprobada en noviembre de 2024) que la carta es la comunicación escrita que se usa en las relaciones comerciales y administrativas entre organizaciones públicas, privadas y personas, y que tradicionalmente se le llama oficio. El memorando, en cambio, se queda dentro de la institución. Esta tabla resume las diferencias que verás en la lección:

Rasgo	Carta formal	Memorando
Quién la recibe	Una persona o una organización, de adentro o de afuera	Alguien de la misma institución
Asuntos	Trámites, solicitudes, reclamos, justificaciones, apelaciones	Mensajes rutinarios, avisos y recordatorios
Saludo y despedida	Los lleva	No los lleva
Encabezado propio	Fecha, destinatario, asunto opcional	Palabras guía: PARA, DE, ASUNTO y FECHA

El propio programa advierte que existen muchos formatos distintos para este tipo de documentos, y que hay que escoger uno con la guía de tu docente. Por eso, lo que sigue combina lo que ambas guías piden y señala dónde conviene preguntar a tu docente cuál formato usará el grupo.

Las partes de la carta formal#

Según la Universidad de Costa Rica, la carta consta de partes básicas, de las que no se puede prescindir, y partes adicionales que se añaden según se necesiten. Combinando su directriz con la norma del Archivo Nacional, estas son las que usarás en sétimo:

Parte	Qué lleva	Detalles que piden las guías
Membrete	Nombre (y logotipo) de la institución que escribe	Lo lleva la institución o la empresa que escribe; quien escribe por su cuenta no lo necesita
Fecha	Día, mes y año	El día va en números (el Archivo Nacional pide dos cifras: 05 de mayo), el mes con su nombre completo y sin punto al final (14 de septiembre de 2026). Si se anota el lugar, el programa pide una coma antes de la fecha (San José, 14 de septiembre de 2026)
Destinatario	Tratamiento de cortesía, nombre completo, cargo y dependencia	Señor o señora, o el título académico más alto; no se combinan (no «Señor Doctor»)
Asunto (opcional)	Una línea que dice de qué trata	El Archivo Nacional pide escribir la palabra «ASUNTO:» en mayúscula
Saludo	Una fórmula de cortesía	Solo la primera letra en mayúscula y dos puntos: «Estimada señora:»
Cuerpo	El mensaje, en uno o varios párrafos	Cada párrafo termina en punto; lenguaje inclusivo; un solo tema por carta
Despedida	Fórmula de cierre	Termina en coma: «Atentamente,»
Firma	Nombre completo de quien escribe y su cargo o calidad	Sin punto final
Anexos y copia (si los hay)	Se anota si se adjuntan documentos o a quién más se le envía	Por ejemplo, «Anexo: 1»

Fíjate en la puntuación: ambas guías coinciden en usar lo que se llama puntuación mixta, con dos puntos después del saludo y coma después de la despedida. El programa de sétimo lo incluye entre los usos de los dos puntos que debes dominar, junto con la coma entre el lugar y la fecha. Respecto al tipo de letra, el Archivo Nacional recomienda Times New Roman o Arial en tamaño 12; la UCR coincide en esas dos y en el 12. Para repasar estos usos, consulta la lección sobre el punto, la coma y los dos puntos.

Una carta de justificación de ausencia, parte por parte#

Esta carta es un ejemplo inventado: el colegio, las personas y las fechas no existen. La tabla muestra cada parte con su texto.

Parte	Texto del modelo
Membrete	Colegio Los Naranjos (institución inventada)
Fecha	14 de septiembre de 2026
Destinatario	Señora / Ana Rojas Vargas / Profesora guía de sétimo B
Asunto	ASUNTO: Justificación de ausencia
Saludo	Estimada señora:
Cuerpo	Le escribo para justificar las ausencias de mi hijo, Mateo Vargas Solís, estudiante de sétimo B, los días 10 y 11 de septiembre de 2026. El jueves por la mañana Mateo amaneció con fiebre y dolor de garganta. Lo llevamos al EBAIS de la comunidad, donde el médico le indicó reposo durante dos días. Por esa razón no pudo asistir a clases ni entregar la tarea de Estudios Sociales que vencía el viernes. Adjunto el comprobante de la consulta. Le agradezco que le permita entregar la tarea el miércoles y que le facilite los apuntes de esos días.
Despedida	Atentamente,
Firma	Rosa Solís Mora / Encargada legal de Mateo Vargas Solís
Anexo	Anexo: 1 (comprobante de consulta médica)

Observa el trato: la carta usa siempre el usted (Le escribo, Le agradezco), que es la forma adecuada para dirigirse a una docente en un escrito formal. Observa también el orden del cuerpo: primero el propósito, luego lo que pasó, después la prueba que se adjunta y, al final, lo que se pide. La carta es breve, directa y respetuosa, como piden las guías.

Ejemplo. ¿Qué errores tiene este saludo y esta despedida? «Estimada Señora Rojas, / Gracias por su atención; Saludos.»

Solución. En el saludo sobran la mayúscula de «Señora» (solo la primera letra del saludo se escribe con mayúscula) y la coma: debe llevar dos puntos. Una opción correcta es «Estimada señora Rojas:». La despedida debe ser una fórmula de cierre que termina en coma, no en punto y coma: «Atentamente,». El agradecimiento va dentro del cuerpo.

Permisos, reclamos y apelaciones: qué cambia en el cuerpo#

Las partes son las mismas; lo que cambia es lo que se dice en el cuerpo y el modo discursivo que predomina. Estas son las cuatro situaciones que menciona el programa:

Solicitud de permiso. Se dice qué se pide, para cuándo y para qué, se ofrecen razones y se indica qué se hará para cumplir con lo pendiente.
Justificación de ausencias. Se indica qué días se faltó, el motivo y, si existe, la prueba que se adjunta.
Reclamo de una calificación. Se identifica el trabajo o la prueba, se señala con precisión lo que se considera un error y se pide su revisión.
Apelación de una nota. Se retoma el resultado ya comunicado, se explican las razones por las que se discrepa y se solicita que se reconsidere.

Ejemplo. Redacta el cuerpo de un reclamo, de unas cuatro oraciones, de un estudiante de sétimo año al profesor de Matemática por una nota que considera mal sumada. Usa el usted y las partes que ya conoces.

Solución. Un cuerpo posible: «Le escribo para solicitarle la revisión de mi calificación en la prueba de Matemática del 8 de septiembre. Al sumar los puntos obtenidos en cada ítem, me da un total de 38, pero en la hoja aparece 36. Le adjunto una copia de la prueba con la suma marcada. Agradezco su atención y quedo a su disposición para aclarar cualquier duda». Contiene propósito, motivo preciso, prueba adjunta y cortesía; no acusa ni se queja del profesor.

Si el escrito es una apelación, conviene mantener el mismo respeto. La carta se dirige a quien tiene la facultad de decidir, no a quien se desea culpar. Los reclamos que se apoyan en datos precisos tienen más posibilidades de ser atendidos que los que expresan solo molestia.

Los modos discursivos: narrar, describir, argumentar y explicar#

El programa pide usar, según lo requieran la carta y el memorando, los cuatro modos discursivos. Un mismo texto suele combinar varios. Aquí están con lo que hace cada uno y dónde aparecen en el modelo de ausencia:

Modo	Qué hace	En la carta de ausencia
Narración	Cuenta hechos en el tiempo	«El jueves por la mañana Mateo amaneció con fiebre… Lo llevamos al EBAIS»
Descripción	Dice cómo es algo o alguien	«fiebre y dolor de garganta»
Explicación	Aclara el porqué de algo o informa	«el médico le indicó reposo durante dos días»
Argumentación	Da razones para lograr algo	«Por esa razón no pudo… Le agradezco que le permita entregar la tarea el miércoles»

En un reclamo domina la argumentación, apoyada en descripción precisa del error; en una justificación, la narración y la explicación; y en una solicitud de permiso, la argumentación con una breve explicación del motivo. No se trata de elegir un solo modo, sino de reconocer cuál hace cada oración.

El memorando: breve, interno y con palabras guía#

La directriz de la UCR señala que el memorando comunica asuntos de carácter rutinario y que no lleva saludo ni despedida. Lleva en cambio cuatro palabras guía, escritas en mayúscula y seguidas de dos puntos, que indican dónde van el destinatario, el remitente, el asunto y la fecha. El texto debe ser claro, breve y conciso, y es obligatorio firmarlo. Un memorando de ejemplo, inventado para la lección:

Parte	Texto del modelo
Identificación	MEMORANDO CNS-3-2026
PARA:	Personal docente de sétimo año
DE:	Marta Quesada Brenes, Coordinadora del nivel de sétimo
ASUNTO:	Reunión para organizar la feria científica
FECHA:	21 de septiembre de 2026
Texto	Se les recuerda que la reunión para organizar la feria científica será el miércoles 23 de septiembre, a las 14:00, en la biblioteca. Cada docente debe llevar la lista de los proyectos de su grupo. Quien no pueda asistir, favor avisar con un día de anticipación.
Firma	(firma de Marta Quesada Brenes)

Predomina la explicación: informa qué, cuándo y dónde. Observa que usa la hora con el formato de 24 horas, como indica la UCR, y que no tiene saludo ni despedida. Esa directriz identifica cada memorando con la palabra MEMORANDO, la sigla de la unidad (aquí, CNS, de «Coordinación del Nivel Sétimo», inventada), un número consecutivo y el año; tu docente puede pedirte un formato más sencillo.

Ejemplo. Convierte este mensaje en un memorando completo: la dirección del colegio quiere avisar al estudiantado de sétimo que el viernes 25 de septiembre el recreo será de 20 minutos más para ensayar el desfile.

Solución. PARA: Estudiantado de sétimo año. DE: (nombre y cargo de quien firma). ASUNTO: Recreo extendido para ensayo. FECHA: (día, mes y año completos). Texto: «Se comunica que el viernes 25 de septiembre el recreo se extenderá 20 minutos para realizar el ensayo del desfile. Todos los grupos deben presentarse al patio central a la hora indicada». Más firma. No lleva saludo ni despedida, es breve y usa un solo asunto.

Antes de entregar: revisa tu carta o tu memorando#

Según el programa, tu texto debe evidenciar un lenguaje inclusivo, un vocabulario preciso, el respeto por la autoría ajena, una redacción y una ortografía correctas para sétimo y el trato apropiado. Para comprobarlo, hazte estas preguntas:

¿Sé a quién va dirigido y qué trato le corresponde? ¿Mantuve el usted de principio a fin?
¿Escribí un solo tema y dije lo que pido de forma clara, sin rodeos ni quejas?
¿Están todas las partes, con la puntuación correcta (dos puntos después del saludo, coma después de la despedida)?
¿Usé términos precisos y un lenguaje que no excluya a nadie?
¿Anexé las pruebas que menciono y las nombré en la carta?

Ponte a prueba#

¿En qué se diferencian una carta formal y un memorando?#

La carta formal puede dirigirse a personas u organizaciones de dentro o de fuera de la institución; lleva saludo, despedida y firma, y se usa para trámites, solicitudes, reclamos o justificaciones. El memorando es una comunicación interna para asuntos rutinarios, avisos y recordatorios; no lleva saludo ni despedida, pero sí cuatro palabras guía (PARA, DE, ASUNTO y FECHA) y debe firmarse. Ambos requieren un lenguaje claro, breve y respetuoso.

¿Qué signos de puntuación se usan después del saludo y después de la despedida de una carta?#

Después del saludo se escriben dos puntos, como en «Estimada señora:», y solo la primera letra del saludo va en mayúscula. Después de la despedida se escribe coma, como en «Atentamente,». Las guías del Archivo Nacional y de la Universidad de Costa Rica lo llaman puntuación mixta. Tampoco se ponen puntos al final de la fecha, del destinatario ni de la firma.

¿Por qué una carta a la directora de un colegio debe escribirse con usted?#

Porque la directora es una persona con quien la relación es formal y de respeto, y el programa del MEP quiere que adaptes el trato a la persona con quien hablas. En una carta formal, el trato de usted debe mantenerse de principio a fin: mezclarlo con tuteo o voseo resta seriedad al texto y confunde a quien lo lee. Se decide desde que se piensa para quién se escribe.

¿Qué modos discursivos predominan en una carta de reclamo de una nota?#

Predomina la argumentación, porque se pide la revisión de una nota y se dan razones para que se acepte. Esa argumentación se apoya en la descripción precisa del error, por ejemplo qué ítem se sumó mal, y puede incluir una breve explicación del motivo del reclamo y una narración de lo ocurrido. Un mismo texto puede combinar varios modos, y lo importante es reconocer cuál cumple cada oración.

¿Qué partes de una carta pueden faltar sin que deje de ser formal?#

Según las guías, el asunto es opcional, y también lo son los anexos y la copia, que se anotan solo si se adjuntan documentos o si se envía el escrito a otras personas. El membrete es propio de instituciones y no hace falta en una carta personal. En cambio, no pueden faltar la fecha, el destinatario, el saludo, el cuerpo, la despedida y la firma, que son las partes básicas.